Worksoft er laget for ulike typer organisasjoner med forskjellig organisasjonsstruktur. Organisasjonens oppbygging avspeiles her under System/Organisasjon. Dersom f.eks. organisasjonen består av flere butikkjeder, som igjen er inndelt i ulike regioner, som igjen har ulike avdelinger, vil dette føre til at konfigureringen av Worksoft må ta høyde for dette.
Øverst til venstre i dette skjermbildet finner du en mulighet for raskt å finne ønsket element, dette kan være praktisk dersom listen nedenfor er lang. I så fall skriver du inn ønsket søkeord i dette feltet:
Elementene på denne listen er kjedene som installasjonen består av, siden kjede er øverste nivå i organisasjonshierarkiet. Til høyre for listen finner du avdelingene som inngår i kjeden du har klikket på:
Dersom du ønsker å se detaljene for en avdeling klikker du på ønsket avdeling, slik at detaljvinduet åpner seg:
Øverst til høyre i skjermbildet finner du knappen Legg til
Om du trykker på Legg til, kommer det fram en meny som lar deg velge hva slags element du ønsker å registrere:
Nedenfor beskrives konfigureringene som kan gjøres på de ulike nivåene innenfor programmets grensesnitt. Overordnede konfigureringer som faller utenfor det som beskrives nedenfor, gjøres direkte i databasen som programmet jobber mot. Dette er det Worksoft som tar seg av.
REGISTRER NY KUNDE
Om du gjør dette valget kommer dette skjermbildet fram:
Hensikten med dette skjermbildet er bare å få registrert en kode som knytter installasjonen mot Worksoft-appen. Du skriver altså bare inn kundens navn og aktuell kode i feltene med røde rammer, før du klikker Lagre.
REGISTRER NY KJEDE
Om du klikker Legg til og så velger Registrer ny kjede, er det opplysningene i dette bildet som skal på plass. Når du har fått på plass alle dataene, klikker du Lagre. Forklaring på de enkelte feltene finner du nedenfor.
MERK: Normalt er kjeden, eller kjedene, definert av Worksoft før kunden tar programmet i bruk. |
Felt | Forklaring til feltene |
Navn | Navnet på kjeden |
Kode | Kode til lønnssystem |
Adresse | Gateadressen til kjeden |
Postnr/sted | Postnummeret til stedet hvor kjedekontoret ligger. Merk at når du har skrevet inn postnummeret, fylles stedet inn automatisk |
Fastlønnet | Her oppgis grensen for hvor stort avvik i forhold til full stilling som tolereres uten at systemet sperrer for innføring av turnus for en fastlønnet. Hvis tallet f.eks. er 100, betyr det at systemet godtar at turnuser innføres for en person som er ansatt i 100% stilling dersom arbeidstiden som er lagt inn ligger mellom 0% og 200%. |
Timelønnet | Her oppgis grensen for hvor stort avvik i forhold til full stilling som tolereres uten at systemet sperrer for innføring av turnus for en timelønnet. Hvis tallet f.eks. er 100, betyr det at systemet godtar at turnus innføres for en person som er ansatt i 100% stilling dersom arbeidstiden som er lagt inn ligger mellom 0% og 200%. |
Lønnssystem | Nedtrekksvelgeren brukes for å angi hvilket lønnssystem som benyttes av kjeden. Dersom organisasjonen består av flere kjeder, er det mulig å benytte seg av ulike lønnssystem i de ulike kjedene. 
|
Fil for arbeidsplan | Her velges om det skal produseres fil for arbeidsplan - i så fall velges formatet fra drop-down listen:  |
Klientkode | Enkelte lønnssystemer krever klientkode. Den forteller hvilken kjede lønnsdataene kommer fra. Legges bare inn dersom lønnssystemet krever det. |
Startdag for lønnsperiode | Hvilken dato i måneden starter lønnsperioden? Datoen settes inn her. |
Maksimum måneder for lønnskorreksjon | Noen kunder har satt opp Worksoft slik at det kan gjøres korreksjoner på lønnsdata etter at lønn er kjørt. Her settes antall måneder forut for siste lønnskjøring som slike korreksjoner kan gjøres. |
Eksportkatalog | Katalogen hvor lønnsfilene lagres når lønn kjøres oppgis her. |
Automatisk dato for overtid | Dersom du haker av i dette feltet, vil programmet finnet ut hvilken dato overtid kan betales til for den enkelte ansatte så det blir minst mulig etterslep |
Fil for fravær | Her velges det om det skal produseres separat fraværsfil. I så fall benyttes drop-down menyen til å bestemme hvilket lønnssystem filen skal tilpasses:  |
Lås fraværsregistrering til lønnsperiode | Dersom det ikke skal være tillatt å registrere fravær etter at lønn er kjørt, hakes det av i dette feltet |
REGISTRER NY REGION
Om du klikker Legg til og så velger Registrer ny region, er det opplysningene i dette bildet som skal på plass. Når du har fått på plass alle dataene, klikker du Lagre. Forklaring på de enkelte feltene finner du nedenfor
Felt | Forklaring til feltene |
Navn | Navnet på regionen |
Kode | Regionens kode |
Adresse | Gateadressen til regionskontoret |
Postnr/sted | Postnummeret til stedet hvor regionskontoret ligger. Merk at når du har skrevet inn postnummeret fylles stedet inn automatisk |
REGISTRER NY ENHET
Om du klikker Legg til og så velger Registrer ny enhet, er det opplysningene i dette bildet som skal på plass. Når du har fått på plass alle dataene, klikker du Lagre. Forklaring på de enkelte feltene finner du nedenfor
Felt | Forklaring til feltene |
Navn | Navnet på avdelingen. Ev. kan avdelingskoden legges inn som info - denne vil da dukke opp sammen med navnet på relevante steder i programmet
MERK: Dersom du ønsker å dele opp en stor avdeling i mindre enheter, kan du lage flere avdelinger med ulike navn (Eks Butikk 1 Ferskvare, Butikk 2 Tørrvare osv.) men med felles Kode til lønnssystem. |
Kode | Avdelingskode fra lønnssystem |
Region | Dersom firmaet er delt inn i ulike regioner, vil disse framkomme ved at du klikker på Velg  |
Aktiv | Det er i utgangspunktet haket av i feltet til høyre for Aktiv. Imidlertid kan du gå inn og fjerne haken i feltet dersom f.eks. en butikk legges ned. Dermed unngår du at ikke-relevante avdelinger vises. |
Adresse | Avdelingens gateadresse |
Postnr./sted | Postnummeret til stedet hvor avdelingen ligger. Merk at når du har skrevet inn postnummeret, fylles stedet inn automatisk. |
Org.nr | Legges inn dersom avdelingen har eget organisasjonsnummer |
Telefon | Avdelingens telefonnummer |
E-post | Avdelingens e-post adresse |
Hovedkontor | En av avdelingene MÅ settes som hovedkontor i Worksoft. Ofte er dette administrasjonen. Hak av her dersom aktuell avdeling er hovedkontoret. |
Lønnsenhet | Aktiveres dersom det skal produseres lønnsfil. Dersom avdelingen legges ned deaktiveres denne. I utgangspunktet er det haket av i dette feltet. |
IA-bedrift | Aktiveres dersom avdeling/bedrift er tilknyttet denne ordningen. |
Har tariffavtale | Aktiveres dersom avdeling/bedrift har undertegnet en tariffavtale. |
Eksporter salgstall fra StaffTuner | Aktiveres dersom StaffTuner benyttes som budsjetteringsverktøy og tallen herfra benyttes som KPI-tall |
DWH-kode | Eventuell DWH-kode (datavarehus) legges inn her. |
Budsjett hentes fra | Ved å klikke på drop-down menyen kan du velge om budsjettallene skal hentes fra denne avdelinger, eller fra andre avdelinger i installasjonen. |
Lønnsfaktor | I dette feltet kan du definere lønnsfaktoren på avdelingsnivå |
Tidreg. aktivert fra | Dato for når avdelingen begynner å stemple. |
Første lønnskjøring | Dato for når første lønn kjøres Velges i datovelgeren som kommer fram når du klikker i feltet:  |
MERK: For å modifisere eller gjøre endinger på noen av dataene som er beskrevet over, åpner du bare aktuelt skjermbilde, gjør ønskede endringer og klikker Lagre. |