Når du legger inn personalopplysningene til en nyansatt, jobber du i dette skjermbildet:
Minimumskrav ved registrering er felt med rød ramme. Hvilke felt dette gjelder varierer fra kunde til kunde. Dersom personalia blir håndtert i andre systemer og sendt til Worksoft, vil mange av feltene i Personal være ferdig utfylt.
Felt som ikke er rammet inn i rødt er valgfrie, men for å ha full nytte av programmet anbefales det også å legge inn opplysninger i disse. Se nedenfor for forklaring av det enkelte felt:
Felt | Forklaring til Personal |
Fornavn | Obligatorisk felt – må fylles ut. |
Mellomnavn | Valgfritt om du ønsker å skrive inn noe her. |
Etternavn | Obligatorisk felt – må fylles ut. |
Visningsnavn | Obligatorisk felt – visningsnavnet representerer den ansatte i de fleste skjermbildene. Feltet genereres automatisk fra feltene Fornavn, Mellomnavn og Etternavn, men det er ingenting i veien for å overstyre dette. |
AnsattNr | Feltet genereres automatisk dersom systemet er satt opp slik, eventuelt må det fylles ut manuelt. |
Fødselsnummer | Personnummeret (11 siffer) registreres fortløpende uten skilletegn eller mellomrom. Tilsier personnummeret at ansatte er over 60 år, beregnes automatisk en ekstra ferieuke. |
Fødselsdato | Dag, måned og år som vedkommende er født. Legges automatisk inn av programmet på bakgrunn av personnummer |
Kontonummer | Fyll inn den ansattes lønnskontonummer. Kan normalt ikke endres av andre enn lønnsmedarbeidere. |
Språk | Her velger du hvilket språk Worksoft skal benytte når personen du registrerer logger seg på programmet |
Sivilstatus | Fylles ut dersom du ønsker å registrere denne informasjonen. |
Ingen arb.giv.periode | Merk av her dersom det foreligger dokumentasjon. Fører til at arbeidsgiverperioden ved sykefravær settes til null |
Eneforsørger | Merk av her dersom den ansatte er eneforsørger |
Kjønn | Her registreres om personen er kvinne eller mann |
Ferie uten lønn | Å merke av her indikerer at personen trekkes fortløpende for feriedager etter hvert som de avvikles i stedet for å trekke alt den måneden feriepengene utbetales. |
Barn
| Det er spesielt viktig å registrere ansattes barn under 12 år/18 år, men feltet kan også benyttes til ren informasjon om den ansattes familieforhold. Dersom en ansatt ikke er registrert med barn, kommer det opp en advarsel ved bruk av fraværstypen Sykt barn i Ferie/fravær. For å starte registrering av barn klikker du plussknappen og får opp dialogboks for utfylling. Fødselsdato velges ved å benytte pila i feltet Fødselsdag. Dersom det er aktuelt haker du av ved Utvidet fravær ved sykt barn |
Pårørende 1 og 2 | Viktig informasjon om den ansattes familieforhold. Dersom det er aktuelt å registrere mer enn én pårørende, benyttes Pårørende 2. |
Adresse | Den ansattes gateadresse |
Postnr./Sted | Postnummeret og stedet der den ansatte bor. Normalt kommer poststedet opp automatisk når postnummeret er lagt inn. |
Land | Den ansattes nasjonalitet |
Telefon | Fylles ut dersom du ønsker å registrere denne informasjonen. |
Mobiltelefon | Mobiltelefonnummer |
Epost privat/Epost arbeid | Fylles ut dersom du ønsker å registrere denne informasjonen. |
Tilgangsgruppe | Feltet har en nedtrekksliste som inneholder de alternative tilgangsgruppene. Eks. Stempling kan være en tilgangsgruppe for personer som kun skal tidsregistrere seg daglig ved hjelp av et stemplingssystem. For personer som skal ha lese/skriverettigheter til Worksoft, vil tilgangsgruppe være for eksempel Butikksjef. |
Pålogging | Angir om påloggingen skal skje via Windows brukerdatabase (Active Directory/Azure), eller direkte i programmet. |
Brukernavn og passord | Feltene benyttes for å knytte et brukernavn og et passord til den enkelte ansatte. Både når ansatte skal bruke programmet, eller skal registrere tid ved hjelp av brukernavn og passord, kreves det at disse feltene fylles ut. I tillegg må det i fanen Tilgang merkes av for den/de avdeling(er) den enkelte skal ha tilgang til. |
Vis i Kalender | Feltet angir om personen skal vises i kalenderen eller ei. Dersom en ansatt skal ha permisjon over lengre tid, kan vedkommende skjules fra kalender ved at feltet deaktiveres (husk å markere personen med permisjon i Ferie/Fravær). Dersom du vet at personen skal jobbe på annen avdeling, må ikke haken fjernes. |