Når du legger inn personalopplysningene til en nyansatt, jobber du i dette skjermbildet:

Minimumskrav ved registrering er felt med rød ramme. Hvilke felt dette gjelder varierer fra kunde til kunde. Dersom personalia blir håndtert i andre systemer og sendt til Worksoft, vil mange av feltene i Personal være ferdig utfylt.

Felt som ikke er rammet inn i rødt er valgfrie, men for å ha full nytte av programmet anbefales det også å legge inn opplysninger i disse. Se nedenfor for forklaring av det enkelte felt:

Felt

Forklaring til Personal

Fornavn

Obligatorisk felt – må fylles ut.

Mellomnavn

Valgfritt om du ønsker å skrive inn noe her.

Etternavn

Obligatorisk felt – må fylles ut.

Visningsnavn

Obligatorisk felt – visningsnavnet representerer den ansatte i de fleste skjermbildene. Feltet genereres automatisk fra feltene Fornavn, Mellomnavn og Etternavn, men det er ingenting i veien for å overstyre dette.

Fødselsnummer

Personnummeret (11 siffer) registreres fortløpende uten skilletegn eller mellomrom. Tilsier personnummeret at ansatte er over 60 år, beregnes automatisk en ekstra ferieuke.

Fødselsdato

Dag, måned og år som vedkommende er født. Legges automatisk inn av programmet på bakgrunn av personnummer

Adresse

Den ansattes gateadresse

Postnr./Sted

Postnummeret og stedet der den ansatte bor

Telefon

Fylles ut dersom du ønsker å registrere denne informasjonen.

Mobiltelefon

Mobiltelefonnummer

Epost arbeid/Epost hjem

Fylles ut dersom du ønsker å regisrere denne informasjonen.

Sivilstatus

Fylles ut dersom du ønsker å registrere denne informasjonen.

Barn

Det er spesielt viktig å registrere ansattes barn under 12 år/18 år, men feltet kan også benyttes til ren informasjon om den ansattes familieforhold. Dersom en ansatt ikke er registrert med barn, kommer det opp en advarsel ved bruk av fraværstypen Sykt barn i Ferie/fravær.

For å starte registrering av barn klikker du plussknappen og får opp dialogboks for utfylling. Fødselsdato velges ved å benytte pila i feltet Fødselsdag. Dersom det er aktuelt haker du av ved Utvidet fravær ved sykt barn

AnsattNr

Feltet genereres automatisk dersom systemet er satt opp slik, eventuelt må det fylles ut manuelt.

Tilgangsgruppe

Feltet har en nedtrekksliste som inneholder de alternative tilgangsgruppene. Eks. Stempling kan være en tilgangsgruppe for personer som kun skal tidsregistrere seg daglig ved hjelp av et stemplingssystem. For personer som skal ha lese/skriverettigheter til Worksoft, vil tilgangsgruppe være for eksempel Butikksjef.

Pålogging

Angir om påloggingen skal skje via Windows brukerdatabase (Active Directory/Azure), eller direkte i programmet.

Brukernavn og passord

Feltene benyttes for å knytte et brukernavn og et passord til den enkelte ansatte. Både når ansatte skal bruke programmet, eller skal registrere tid ved hjelp av brukernavn og passord, kreves det at disse feltene fylles ut. I tillegg må det i fanen Tilgang merkes av for den/de avdeling(er) den enkelte skal ha tilgang til.

Pårørende 1 og 2

Viktig informasjon om den ansattes familieforhold. Dersom det er aktuelt å registrere mer enn én pårørende, benyttes Pårørende 2.

Eneforsørger

Merk av her dersom den ansatte er eneforsørger

Ingen arb.giv.periode

Merk av her dersom det foreligger dokumentasjon. Fører til at arbeidsgiverperioden ved sykefravær settes til null

Vis i Ukeplan

Feltet angir om personen skal vises i kalenderen eller ei. Dersom en ansatt skal ha permisjon over lengre tid, kan vedkommende skjules fra kalender ved at feltet deaktiveres (husk å markere personen med permisjon i Ferie/Fravær). Dersom du vet at personen skal jobbe på annen avdeling, må ikke haken fjernes.

Ferie uten lønn

Å merke av her indikerer at personen trekkes fortløpende for feriedager etter hvert som de avvikles i stedet for å trekke alt den måneden feriepengene utbetales.

Fant du svaret?