Den tilgangsgruppen en person tilhører, bestemmer hvor mye personen kan se og utføre i programmet. Hver tilgangsgruppe har sitt eget nivå. Jo lavere tall, jo mer kan man se å gjøre i programmet. For å lage tilgangsgruppene, bestemme hvilket nivå den enkelte gruppe skal tilhøre og definere hva ansatte med med tilhørighet til en bestemt gruppe skal kunne se og utføre i programmet, går du til System/Tilgangsgruppe
Du finner en beskrivelse av aller tilgangselementer under TILGANGSELEMENTENE nederst i denne artikkelen.
SLIK DEFINERER DU EN NY TILGANGSGRUPPE
Klikk på knappen Ny øverst til høyre i skjermbildet.
Skriv inn ønsket navn på tilgangsgruppen innenfor den røde rammen som kommer fram til høyre for Tilgangsgruppe:
Sett ønsket nivå på gruppen ved å skrive inn et tall i feltet til høyre for Nivå:
MERK: Jo lavere tall, jo høyere nivå, dvs. at Nivå 0 er høyeste nivå. I modulen Personal vil en person med f.eks. en tilgangsgruppe på Nivå 2, bare kunne gi tilgang til ansatte på nivåer opp til og med sitt eget nivå. Han vil altså ikke ha tilgang til å plassere ansatte på nivåene 0 og 1. |
Klikk i kolonnene Les og/eller Skriv til høyre for ønskede tilgangselementer.
Dermed blir det stående ja ved aktuelt element:
MERK: Dersom du haker av i kolonnen Skriv, blir det automatisk haket av også i kolonnen Les på samme rad. |
Klikk Lagre når du er ferdig med avmerkingen
SLIK GJØR DU ENDRINGER I EN TILGANGSGRUPPE
Klikk på den gruppen du ønsker å endre under Tilgangsgrupper øverst til venstre i skjermbildet.
Gjør ønskede endringer i tabellen med tilgangselementer ved å slå av og på lese- og skriverettighetene for aktuelle elementer. Endre ev. nivåplasseringen ved å sette inn et annet tall til høyre for Nivå. Når du er ferdig med justeringene, klikker du Lagre:
FRAVÆRSKATEGORIER
Det kan opprettes egne fraværsgrupper (Fraværstilgang) som inneholder forskjellige fraværskategorier. Du kan for eksempel velge at tilgangsgruppen Superbruker (dersom en slik tilgangsgruppe er definert) skal ha tilgang til alle fraværstyper (fraværskategorier), og at tilgangsgruppen Butikksjef ikke skal ha tilgang til Sykemelding, Delvis sykemelding eller Aktiv sykemelding. Dette kan være aktuelt dersom man velger å la lønningskontoret håndtere alt av sykefravær. I slike tilfeller oppretter man en fraværsgruppe som inneholder ønskede fraværstyper. I neste omgang knyttes så aktuell fraværsgruppe til ønsket tilgangsgruppe. Dersom det er opprettet forskjellige fraværsgrupper, vil disse komme fram når du klikker her:
Hvilke fraværstyper som den enkelte fraværsgruppe gir tilgang til vises i tabellen til høyre i skjermbilde når en fraværsgruppe er valgt. I eksemplet nedenfor ser du at det for en person som har tilgangsgruppen HK/Ledelse er det fraværsgruppen Leder (Fraværstilgang) som gjelder. En slik person har ikke anledning til å benytte fraværstypen Avspasering:
Dersom det er mulig å gjøre ulike valg til høyre for Fraværstilang i din Worksoft-konfigurasjon, må du huske å gjøre riktig valg her før du lagrer tilgangsgruppen.
MERK: Det er Worksoft som definerer fraværsgruppene (Fraværstilgang) i samråd med kjeden. |
TILGANGSELEMENTENE
Alle tilgangselementene som er listet opp under System/Tilgang er omtalt i tabellen nedenfor. Elementene opptrer i samme rekkefølge som i tabellen under System/tilgang i Worksoft Web. Der hvor det er aktuelt, er det opplyst at elementet ikke lenger er i bruk (gjelder elementer som tidligere hadde sin funksjon i den gamle Windows versjonen av Worksoft):
Personal.ansiennitet | Tilgang til å endre Ansiennitet |  |
Personal.provetid | Tilgang til å endre Prøvetid |  |
Tab.Arbeidsplan | Ikke lenger i bruk |
|
Tab.Innstillinger | Tilgang til fanen Innstillinger |  |
Tab.Kommunikasjon | Ikke lenger i bruk |
|
Dagplan | Gir tilgang til fanene Godkjenning og Kalender |  |
Dagplan.Bytt | Ikke lenger i bruk |
|
Dagplan.EndreEtterAttestering | Tilgang til å endre etter attestering, men før lønn kjøres |
|
Dagplan.KPIVisible | Tilgang til å vise KPI tall |  |
Dagplan.Notater | Tilgang til notatfelt |  |
Dagplan.Overstyring | Overstyring av lønnsart i alle planbilder |  |
Dagplan.ShowAllEmployees | Tilgang til å skrive ut andre ansatte enn deg selv fra Godkjenning |  |
Dagplan.ShowAllFutureWeekplanWeeks | Tilgang til å vise planbilder etter publiseringsdato i appen |  |
Dagplan.timelonn | Tilgang til å se timelønn for ansatte i alle planbilder |  |
Ukeplan | Fanene Godkjenning / kalender vises (det holder at enten Dagplan eller Ukeplan er skrudd på) |  |
Ukeplan.KorrigerEtterLonn | Tilgang til å korrigere etter lønnskjøring i alle planbilder |  |
Maanedsplan | Ikke i bruk |
|
Absence.ShowAbsenceAfterApproval | Tilgang til å vise fravær tilbake i tid |
|
Holiday/absence.EmployeeAbsenceNotes | Ikke i bruk |
|
HolidayAbsence.UpdateAbsenceAfterPayroll | Tilgang til å registrere fravær etter attesteringsdato |
|
Kalender | Gir tilgang til fanen Ferie/Fravær |  |
Kalender.JusterSaldo | Tilgang til å justere feriesaldo |  |
Kalender.OverforFerie | Tilgang til å overføre ferie fra år til år |  |
Personal | Tilgang til fanen Personal |  |
Personal.AdvancedFilters | Tilgang til filtre på personalsiden |  |
Personal.Alias | Tilgang til å endre alias eller Visningsnavn |  |
Personal.arbeidsforhold | Tilgang til Arbeidsforhold |  |
Personal.DeleteEmployee | Ikke i bruk |
|
Personal.dokumenter | Tilgang til Dokumenter |  |
Personal.EditMaterial | Tilgang til å redigere og opprette materielltyper |  |
Personal.kompetanse | Ikke i bruk |
|
Personal.kontonummer | Tilgang til å se og evt. endre Kontonummer |  |
Personal.lonnsinfo | Tilgang til å se og evt. endre lønnsinformasjon |  |
Personal.materiell | Tilgang til Materiell |  |
Personal.OpprettAnsatt | Tilgang til å registrere ny ansatt |  |
Personal.personopplysninger | Tilgang til personopplysninger |  |
Personal.sokAlleSelskaper | Tilgang til å søke opp personer fra avdelinger man ikke har tilgang til |  |
Personal.tilgang | Mulighet for å gi en ansatt tilgang til avdeling(er) som du selv har tilgang til |  |
Personal.VacationWithoutSalary | Tilgang til feltet Ferie uten lønn |  |
Personal.vikarprofil | Ikke i bruk |
|
PersonalExport | Tilgang til Lønn/Personalek-sport | 
|
SjekklisteAnsatt.GodkjennButikk | Tilgang til å godkjenne sjekkliste som nærmeste overordnede |  |
SjekklisteAnsatt.GodkjennLonn | Tilgang til å godkjenne sjekkliste som lønn/HR |  |
Turnus | Tilgang til fanen Turnus |  |
Turnus.Avslutt | Ikke i bruk |
|
Turnus.ForlengAvtale | Ikke i bruk |
|
Turnus.Innfor | Tilgang til å innføre turnus |  |
Turnus.Slett | Tilgang til å slette en turnus |  |
Behov | Tilgang til fanen Ressursbehov |  |
Oppgaver | Tilgang til System/Oppgaver |  |
Oppgaver.skift | Ikke i bruk |
|
KursKompetanse | Ikke i bruk |
|
Stillinger | Tilgang til System/Stilling |  |
System | Tilgang til fanen System |  |
System.AbsenceGroups | Skal gi mulighet for å justere tilgang til ulike fraværskategorier. Funksjonaliteten er foreløpig ikke implementert i Worksoft Web, men er planlagt implementert. Inntil videre må justeringer her utføres av Worksoft |  |
System.AccessGroups | Tilgang til System/Tilgangs-gruppe |  |
System.Clocking | Tilgang til System/Stempling |  |
System.Clocking.ChainSettings | Tilgang til System/Stempling/Kjedeinnstillinger |  |
System.DisplayGroups | Tilgang til System/Visningsgruppe |  |
System/General | Tilgang til System/System |  |
System.Organisation | Tilgang til System/Organisa-sjon |  |
PrognoseSettings | Tilgang til Innstillinger/Prog-nose |  |
Rapporter | Tilgang til fanen Rapporter |  |
Rapporter.AbsenceReport | Tilgang til rapporten Fraværsrapport |  |
Rapporter.AccessReport | Tilgang til rapporten Tilgangsrapport |  |
Rapporter.Arbeidettid | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.avvikstimer | Tilgang til rapporten Lønnsgrunnlag |  |
Rapporter.BalancingPeriod | Tilgang til rapporten Balanseperioderap-port |
 |
Rapporter.BalanseAvtale | Tilgang til rapporten Balanseoversikt |  |
Rapporter.budsjett | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.Controlling | Tilgang til rapporten Avvikstimer |  |
Rapporter.driftsrapport | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.EmployeesWithNotActiveEmploymentReport | Tilgang til rapporten Ansatte uten arbeidsforhold |  |
Rapporter.ForbrukteTimer | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.Gyldigavtale | Tilgang til rapporten Turnusrapport |  |
Rapporter.KPI | Tilgang til rapporten KPI rapport |  |
Rapporter.Manning | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.materiell | Tilgang til rapporten Materiellrapport |  |
Rapporter.Mertid | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.Oppgavekost | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.oppgaverapport | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.overtid | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.Pausestempling | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.Personalendringer | Tilgang til å foreta endringer av personalopplysning-ene i Personal/Personal |  |
Rapporter.personalliste | Tilgang til rapporten Personalliste |  |
Rapporter.Productivity report admin | Ikke aktuell, brukes bare av en kunde |
|
Rapporter.Productivity report workers | Ikke aktuell, brukes bare av en kunde |
|
Rapporter.prosjekt | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.SalaryControlReport | Tilgang til rapporten Lønnskontroll-rapport |  |
Rapporter.saldoprmnd | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.SMSlog | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.Stempling | Tilgang til rapporten Tidregistrerings-rapport |  |
Rapporter.sykefravær | Tilgang til rapporten Sykefraværsrapport | 
|
Rapporter.sykefraværRTV | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.tidsforbruk | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.tidsforbrukkategori | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.Tilstede | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.timebudsjett | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.timeliste | Tilgang til rapporten Timerapport | 
|
Rapporter.timertilsaldo | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.UHOTReport | Tilgang til rapporten UB og overtidsrapport |  |
Rapporter.Ukeoversikt | Tilgang til rapporten Ukeoversikt |  |
Rapporter.utlaan | Tilgang til rapporten Utlån | 
|
Rapporter.VacationReport | Tilgang til rapporten Ferierapport |  |
Rapporter.VacationSummaryReport | Tilgang til rapporten Ferioversikt |  |
Rapporter.vakttimer | Ikke lenger i bruk |
|
Payroll | Tilgang til fanen Lønn |  |
Payroll.ApproveAll | Tilgang til å attestere hele kjeden |  |
Payroll.Payrollpage | Tilgang til Lønn/Lønn |  |
Payroll.ResetPayroll | Tilgang til å tilbakestille en lønnskjøring |  |
Payroll.TariffDocument | Ikke lenger i bruk |
|
Dagplan.KorrigerTidreg | Tilgang til å korrigere stemplinger i Godkjenning |  |
ExpensesForWin | Ikke lenger i bruk |
|
Rapporter.kjorLonn | Tilgang til å kjøre lønn, gir også tilgang til å endre arbeidsforhold etter lønnskjøring i personal |   |
Rapporter.lonnsliste | Tilgang til lønnsliste i Godkjenning, gir også tilgang til OPAT-rapporten og til å korrigere tidsregistrering i Godkjenning |    |
Rapporter.timesaldo | Tilgang til Lønn/Timesaldo |  |
SMS | Ikke lenger i bruk |
|
Refusjon | Tilgang til å registrere utlegg |  |
Refusjon.Korreksjon | Tilgang til å korrigere utlegg |  |
Refusjonstyper | Tilgang til å registrere utleggstyper |  |
TaskPlanner | Ikke lenger i bruk |
|
Overview | Tilgang til fanen Varslinger. Tilsvarer Overview.NotificationCentre nedenfor |  |
Overview.AddManualNotification | Tilgang til å legge til manuell varsling |  |
Overview.NotificationCentre | Tilgang til fanen Varslinger. Tilsvarer Overview ovenfor | |