Modulen Oppgaver inneholder tre oppgavekategorier:
Oppgave (arbeidsoppgave)
Fraværsoppgave
Ekstraoppgave
OPPGAVE (ARBEIDSOPPGAVE)
Definere ny oppgave
For å definere en ny oppgave, må du først sørge for at du befinner deg i System/Oppgaver
Deretter velger du om oppgaven skal være global, dvs. for alle butikkene/kjedene i installasjonen. I så fall sørger du for at det er merket av her:
Dersom oppgaven bare skal være tilgjengelig for en kjede eller en butikk i kjeden, sørger du for at det er avmerket på passende nivå:
For å starte registreringen klikker du på knappen Oppgave øverst til høyre i skjermbildet:
Dermed kommer denne fram:
Her 1) skriver du inn ønsket navn, og 2) velger om det er noe annet enn en arbeidsoppgave du vil definere (klikk i så fall ved teksten Oppgaver, dermed kommer øvrige valg fram)
Feltet Kode benyttes dersom oppgaven skal skilles ut med egen kode i lønnssystemet (gjelder ikke alle lønnssystem). Hvis ikke dette er aktuelt – la feltet stå åpent.
Feltet Trinn benyttes dersom oppgaven skal knyttes til et slikt (aktuelt for varehandelen)
Vis knapp indikerer om oppgaven skal brukes eller ei. Oppgaven kommer ikke fram i kalendervisningene dersom haken mangler. Dersom en oppgave ”går ut på dato” – kan den ikke slettes fordi det er historiske data knyttet til den. Imidlertid kan du gjøre slik at den ikke kommer fram som en valgmulighet ved å fjerne haken ved) Vis knapp
Lønn indikerer om det er en lønnet oppgave.
Telles som utført tid styrer om oppgaven skal telles i KPI tall når omsetning pr. arbeidet time skal beregnes (OPAT). Denne skal være aktivert i de aller fleste tilfeller. Imidlertid kan det også defineres oppgaver hvor den ikke skal være aktivert – f.eks. teller personalmøter som oftest ikke som utført tid og knappen deaktiveres.
MERK: Avmerkingsboksene Vis knapp, Lønn og Telles som utført tid er i utgangspunktet aktivert. De må derfor deaktiveres dersom det er ønskelig |
Krever ikke stempling. I dette feltet markerer du om en oppgave krever stempling eller ikke. Dersom du krysser av for at oppgaven ikke krever stempling, fører dette til at det ikke registreres noe minustid selv om tidregistrering i forbindelse med oppgaven uteblir.
Bakvakt/beredskap Gjelder oppgaver som f.eks. gir redusert lønn. Avmerking i dette feltet fører til at bruk av oppgaven framkommer annerledes i kalendervisningene enn øvrige oppgaver. I øvre del av skjermbildet i Godkjenning mangler tidsrommet, men en blå prikk øverst i høyre hjørne av cella markerer at aktuell oppgave er benyttet:
Aktiviteten skaper brudd i arbeidstid Ved å merke av her oppnår du at når aktuell aktivitet legges på, vil tidsrommet oppføre seg som om det ikke er lagt på noen oppgave. I Godkjenning framkommer dette med tilde-tegn i øvre del av skjermbildet:
Dersom en slik oppgavetype legges på rett før døgnskille, vil øvre del av skjermbildet i Godkjenning vise tiden fram til oppgaven starter. Funksjonen medvirker til at ulike rapporter fordeler arbeidstiden korrekt på datoer, noe som er relevant for brukere som har arbeidstid som går over døgnskillet.
Farge og tekstfarge velges individuelt for hver oppgave:
MERK: Velg gjerne farger du liker, men som er ok å skrive ut på enten sort/hvitt eller fargeprinter. Oppgaver i samme sjanger kan gjerne ha nyanser av samme farge. Da er det lettere raskt å få oversikt over gjøremålene i kalendervisningene. Sørg for at fargen på tekst og knapp står i kontrast til hverandre – lys tekst på mørk bakgrunn og vise versa. |
Når du er ferdig klikker du Lagre
Endre oppgave
Klikk på oppgaven du ønsker å endre i listen over oppgaver
Gjør ønskede endringer i oppgavedetaljene som kommer fram
Klikk Lagre
Fraværsoppgaver og ekstra oppgaver
For å jobbe med fraværsoppgaver og/eller ekstraoppgaver, sørger du for at det er merket av for ønsket oppgavetype nederst til venstre i skjermbildet:
Arbeid med disse oppgavetypene foregår på akkurat samme måte som vi har beskrevet for arbeidsoppgaver over.
Oppgavestatus
En oppgave kan enten være aktiv eller ikke aktiv
En oppgave som ikke er aktiv, er en oppgave der det ikke er noen hake i feltet Vis knapp:
Disse oppgavene kommer ikke fram i kalendervisningene, men de kan hentes fram i en egen liste om du haker av i dette feltet:
Dermed kan du ev. ta de i bruk igjen om du setter på plass haken til høyre for Vis knapp.