VIDEO
Denne videoen omtaler behandling av tidsavvik:
DETALJVISNING FOR UKEN/BEHANDLE AVVIK
For å se på detaljene for en uke, eller behandle avvik, tar du utgangspunktet i rutenettet under Kalender - Uke:
Til høyre for ansattes navn i rutenettet vil det dersom det er et avvik være et rødt symbol som indikerer det at det er et avvik som må behandles. Symbolet er klikkbart og fører deg inn i avvikshåndtering.
Avvikshåndtering
For å behandle et tidsavvikavvik så gjøres dette fra avvikshåndtering. Her vil du se en oversikt over alle avvikene som må behandles før lønn kan attesteres.
Avvikshåndteringen gir deg en oversikt over hvilken dato det gjelder, om den ansatte hadde planlagt tid den dagen, hva slags avvikstype, og lengde på avviket.
Dersom avviket har ført med seg plusstid vil timeantallet under avvik være rødt. Dersom det har ført til minustid vil det være blått med minustegn foran.
MERK: Gule markeringer Noen brukere har både røde og gule markeringer ved tidsavvik. De røde markeringene ligger til høyre for personens navn under Arbeidstider og behandles som beskrevet over. Gule markører kommer ikke opp ved siden av navnet til den ansatte, men på den aktuelle dagen med avviket. 
Det kommer også en gul markering dersom det er lagt et heldagsfravær over et timefravær eller en ulønnet oppgave. Denne markeringen er litt mørkere i fargen enn de gule markeringene som er omtalt over:  
 |
Jobbet mindre enn planlagt
Dersom den ansatte har jobbet mindre enn planlagt, kanskje fordi vedkommende kom for sent på jobb, vil avviket ha blå skrift med minustegn foran.
Dersom den ansatte ikke skal få betalt for avviket trykker du «trekk». Ansatt får da betalt for stemplet tid.
Dersom den ansatte skal få betalt for avviket trykker du «ikke trekk». Ansatt for da betalt for den planlagte tiden.
Dersom den ansatte kan bruke timesaldo, vil også en knapp for «avspaser» være tilgjengelig slik at minustimer kan trekkes direkte fra timesaldo.
Husk å trykke Lagre når du er ferdig med å behandle avvik.
Jobbet mer enn planlagt
Dersom den ansatte har jobbet mer enn planlagt, vil teksten i kolonnen avvik være rød.
For å behandle disse kan du ha 3 valg.
Dersom den ansatte ikke skal ha betalt for avviket, så trykker du på «ikke betal». Ansatt for da betalt for den planlagte tiden.
Dersom den ansatte skal ha betalt for avviket, så trykker du «betal». Ansatt får da ekstra betalt for denne tiden.
Dersom det er behov for å endre avviket, det vil si at hvis de bare skal ha betalt for deler av avviket, så kan du endre timeantallet som ligger under «avvik» og deretter trykker betal.
I forbindelse med eksempelvis et rødt tidsavvik, kan det jo tenkes at den ansatte skal ha honorert for bare deler av tiden som har kommet i tillegg til det planlagte. I så fall dobbelklikker du på tallet under avvik og skriver inn aktuelt tid de skal lønnes for. Deretter klikker du Betal. Resterende tid blir satt som Ikke betal
Husk å trykke lagre når du er ferdig med å behandle avvik.
Manuell tidregistrering
Dersom den ansatte har glemt å stemple inn eller ut kan dette løses dersom det er samme dag som det har skjedd. Det er da mulig å registrere en stempling manuelt. Det gjøres slik:
Velg vakten i kalenderbildet
Trykk på "Mer" menyen oppe til høyre
Her velger du "Manuell stempling"
Da får du opp en pop-up der du kan velge om du skal registrere inn eller utstempling, og du legger inn hvilke tidspunkter.
Etter det er lagt inn, så klikker du «ok» for å lagre.
For å slette en manuell stempling, åpner du igjen menyen som beskrevet tidligere, og trykker på søppelkurven ved siden av stemplingen du vil slette.
MERK: Sletting kun er tilgjengelig for stemplinger som er lagt til manuelt, og ikke stemplinger som er gjort fra stemplingsterminal eller via app. |
En manuell tidregistrering ser slik ut i nedre del av Godkjenning:
Stemplinger som er lagt til manuelt vil være blå i bildet med detaljer om vakten nederst på siden. Dette er for å lett kunne skille mellom hvilke stemplinger som er manuelle og ikke.
MERK: Det har ingen hensikt å legge på manuell tidregistrering en eller flere dager etter at forglemmelsen fant sted. Da er valideringen av registreringen gjennomført og eventuelle avviksmarkeringer eller gul prikk er på plass. Metodikken i slike tilfeller er å tilbakestille dagen.
|
Endre arbeidsoppgave eller tariff
Som regel kan man behandle tidsavvikene ved enkelt å klikke Betal eller Ikke betal/ trekk eller ikke trekk, slik det er beskrevet over. Imidlertid kan det av og til være behov for å justere både arbeidsoppgave og tariff/avlønning.
Dersom det aktuelle tidsrommet skal honoreres med noe annet enn det som fremgår av tariffen/arbeidstidsreglement, kan dette overstyres. Kanskje tidsrommet som den ekstra arbeidstiden faller på, tilsier at det skal gis et UB-tillegg, men av ulike årsaker skal ikke den ansatte ha dette UB-tillegget (kanskje vakten er forskjøvet etter den ansattes eget ønske). Eller kanskje du har forhandlet med den ansatte og fått vedkommende til å jobbe ekstra mot f.eks. overtidsbetaling. I begge disse tilfellene må du overstyre tariffen/avlønningen.
Det er to måter du kan gjøre slike justeringer.
Den ene er under avvikshåndtering, har kan du endre tariff og avlønning før du behandler avviket.
Den andre er å redigere arbeidstidene i kalenderbildet.
Da klikker du på blyantikonet til høyre for den ansattes navn.
Da kommer du hit:
Godkjent tid
For å justere registrert arbeidstid, klikker du i ruten til høyre for aktuell ukedag under Godkjent tid og skriver inn aktuelt tidsrom, ev. endrer et siffer:
For å legge til en ny vakt samme dag, eller slette en eksisterende vakt, klikker du på pluss eller minus til høyre for aktuell ukedag:
Klikker du minus, blir det stående Ikke jobbet i kolonnen Fravær/oppgave dersom du behandler en planlagt vakt. Dersom du klikker her for en vakt nr. to den aktuelle dagen, forsvinner vakten.
Klikker du pluss, kommer det opp en ny linje under gjeldende dag, hvor du kan registrere et tilleggstidsrom
Pause
For å legge til en pause, eller justere lengden på en allerede innlagt pause, klikker du til høyre for aktuell ukedag under Pause. Pausen skrives inn i antall minutter. F.eks. skrives en halvtimes pause med tallet ‘30’.
Fravær/oppgave
Ønsket arbeidsoppgave eller fraværstype legger du til eller endrer ved å klikke i ruten til høyre for aktuell ukedag i kolonnen Oppgaver/Fravær:
Dermed kan du velge det som er aktuelt på menyen som kommer frem:
Avlønning:
Dersom du ønsker å endre avlønning, klikker du til høyre for aktuell ukedag i kolonnen Avlønning og velger aktuell avlønningstype i dropdown menyen som kommer frem:
Kompensasjonstype
Dersom din bedrift har timesaldo eller balanseperiode i tillegg til lønn så kan du endre kompensasjonstypen i dette feltet
Når du er ferdig med justeringene, klikker du LAGRE
MERK: Tilbakestill dagNoen ganger stempler den ansatte inn litt for tidlig, andre ganger litt for sent. Men når alt kommer til alt mener den som håndterer avvikene at det ikke skal registreres verken ekstratid eller trekk – det som er planlagt på forhånd skal gjelde. I slike tilfeller er det effektivt å benytte seg av funksjonaliteten Tilbakestill dag. Dette gjøres ved å klikke i aktuell rute i øvre del av skjermbildet: 
og så velge pilen for Tilbakestill dag 
Samme metode anbefales dersom en ansatt har glemt å stemple. Tilbakestill dag setter dagen tilbake slik at opprinnelige oppgaver og arbeidstid, slik det er registrert i turnus, gjelder.
MERK: Dersom du tilbakestiller en dag der hele arbeidstiden er Ekstravakt, blir vakten borte, da det ikke finnes turnustid å gå tilbake til. |