Den gir deg som leder en samlet oversikt over ansatte, vakter og fravær, slik at planleggingen kan gjøres mer effektivt og oversiktlig.
I periodeplanleggeren kan man opprette en egen plan for en bestemt periode og jobbe med denne i ro og mak før den deles med ansatte. Mens planen er under arbeid, er perioden delvis låst for endringer andre steder i systemet. Dette gjør at man unngår at noe blir endret samtidig som man planlegger.
I løsningen kan man blant annet godkjenne fravær, flytte vakter mellom ansatte, opprette nye vakter eller legge inn arbeidstid der det mangler bemanning. Endringer kan gjøres uten at de vises for ansatte med en gang.
Når planen er ferdig, kan den publiseres helt eller delvis. Da blir arbeidstidene oppdatert i kalenderen, og ansatte får informasjon om nye eller endrede vakter.
Hvor finner du Periodeplanleggeren?
Dersom den er aktivert for din bedrift, finner du denne under Kalender - Periodeplanlegger
Du kommer da inn til periodeplanlegger-siden
i denne siden så kan du lage nye perioder som du vil planlegge på eller arbeide videre med en periode du allerede har opprettet.
Merk: Alle periodeplaner må ha et unikt navn |
Arbeide med en periode
Fra periodeplanleggersiden har du tre valg når det kommer til perioder som allerede er opprettet.
Du kan trykke på dette ikonet for å komme inn i perioden for å redigere denne
Du kan trykke på denne for å endre info om planen
Du får da opp dette vinduet hvor du kan endre navn og dato på planen
Du kan trykke på søppelkassen for å slette en plan, planen blir da fjernet, og den aktuelle perioden blir låst opp igjen i kalenderen.
Etter å ha trykket på denne så får du opp et bilde der du må bekrefte at du ønsker å slette planen
Redigere en periode
Når du åpner en periodeplan, vises en oversikt over arbeidstid, fravær og vakter for valgt periode.
Øverst på siden finner du:
knapp for å gå tilbake til planoversikten
valgt periode (fra - til dato)
knapp for å publisere planen
valg for å vise eller skjule kolonner (for eksempel timelønn)
Under dette ligger verktøy for å legge inn ny arbeidstid, samt en rad som viser alle ukene i perioden.
Planen er delt inn i tre hovedseksjoner:
Seksjon 1: Ansatte med arbeidstid i valgt uke
Seksjon 2: Ansatte uten arbeidstid, men med aktiv ansettelse
Seksjon 3: Ubemannede vakter
I hver seksjon vises også relevant informasjon som fravær, fraværssøknader og tilgjengelighet.
Til høyre i bildet vises summer for blant annet:
timer per uke
total timer i perioden
ferie eller fravær (avhengig av oppsett)
Seksjon 2 og 3 kan utvides eller skjules ved behov. Når de er skjult, vises kun en oppsummering.
Systemet viser også en enkel indikasjon på bemanning (over- eller underbemanning) basert på planen.
Du kan se når en ansatt har innvilget ferie ved hjelp av den grønne bakgrunnen
Du kan se hvilken tilgjengelighetsstatus den ansatte har satt i sin app
Du kan se og behandle fraværssøknader
Søknader er merket med en gul bakgrunnsfarge
Ved å trykke på spørsmålstegnet ved siden av vakten på mandag kan du behandle denne søknaden, du får da opp dette vinduet
Merk: Søknader som blir behandlet i periodeplanleggeren, behandles på lik linje som i innboks. Når søknaden er godkjent eller avvist her vil den ansatte få varsel, og søknaden forsvinner fra behandling |
Redigere vakter
Du kan flytte en vakt ved å dra den fra én celle til en annen i tabellen.
Når en celle er aktiv, vises en mørkegrønn kant
Vakten du flytter er markert med en mørk grå kant
Når du drar en vakt, vil cellen du peker på bli markert:
Grønn: det er mulig å flytte vakten hit
Rød: det er ikke mulig å flytte vakten hit
Hele raden markeres også, slik at du enkelt ser hvor du er i tabellen.
Når du flytter en vakt:
Du kan legge den på en tom dag eller en dag med eksisterende arbeidstid
Legges vakten på en dag med arbeidstid, vil opprinnelig vakt fjernes (markeres som ikke jobbet etter publisering)
Ekstratimer blir slettet ved flytting
Etter flytting vil opprinnelig vakt fra turnus vises nedtonet i cellen.
Vær oppmerksom på:
Du kan ikke flytte vakter til dager hvor den ansatte er utilgjengelig, ikke ansatt eller har heldagsfravær
Du kan ikke legge en vakt oppå fravær (bortsett fra den opprinnelige vakten, hvis den finnes)
Hvis vakten legges på en dag merket som tilgjengelig, fjernes tilgjengelig-ikonet
Legge til ny vakt
Du kan legge inn arbeidstid direkte i en celle ved å skrive inn fra - til tidspunkt.
Oppgave og avlønning velges øverst i skjermbildet
Angring av flyttet vakt
Dersom du har flyttet en vakt og vil sette denne tilbake til den originale ansatte, kan du høyreklikke på vakten, og deretter trykke "tilbakestill"
Dersom en ansatt slutter
Når en ansatt slutter, håndteres vakter på følgende måte:
Vakter som allerede er flyttet fra denne ansatte til andre, blir liggende hos de nye ansatte
Vakter som ikke er flyttet, blir automatisk lagt som ubemannede vakter
Hvis vakter er flyttet til den ansatte som slutter, vil disse også bli flyttet til ubemannede vakter
Publisere periodeplan
Når arbeidet med en periodeplan er ferdig, kan lederen legge den inn i kalenderen ved å trykke Publisering.
Da åpnes et vindu hvor du velger hvilke uker som skal publiseres.
Det er mulig å velge:
én enkelt uke (første eller siste)
sammenhengende uker fra starten eller slutten av perioden
hele perioden
Eksempler på gyldige valg (4 uker):
1, 1–2, 1–2–3, 1–2–3–4, 2–3–4, 3–4, 4
Ikke gyldige valg (ikke sammenhengende):
2, 3, 2–3, 1–3–4, 1–3, 1–4, 2–4
Hva skjer ved publisering
Ubemannede vakter blir omgjort til «håndteres senere»‑vakter
Ansatte med heldagsfravær beholder opprinnelig arbeidstid markert som fravær, selv om vakten er flyttet til en annen ansatt i planen
Vakter som er flyttet fra en ansatt behandles som slettet hos opprinnelig ansatt og lagt til hos ny ansatt
Hva skjer med kalendervaktene når du jobber med en periode
Når du har satt opp en periode som ikke er publisert vil vaktene som er i kalender for tilsvarende periode, være låst for å forhindre at noe blir endret samtidig som man holder på med planen.
For perioden vil kalendergrid ha en dempet farge, og være låst for endringer.
