Som du ser inneholder Innboks & Vakthåndtering to skjermbilder å velge mellom: Innboks og Ledige vakter:
I innboksen finner du alle oppgaver du som leder må behandle, f.eks godkjenne ferie og fravær, godkjenne vaktbytter mellom ansatte, eller håndtere vakter som er satt til Håndter senere:
Det er ett panel for hver vakt.
Her finner du info om
Datoen for vakten.
Hvilken person vakten gjelder.
Hvilken arbeidsoppgave det handler om.
Tidsrommet for vakten.
Arbeidssted.
Dessuten er det et ikon på høyre side som kan være rødt, gult eller blått:
Rødt ikon - søknad om ferie eller fravær.
Gult ikon - søknad om vaktbytte.
Blått ikon - en ledig vakt som er satt opp til å bli behandlet senere.
Oppgaver som er merket med en blå prikk på venstre side er oppgaver du ikke har åpnet enda:
Søknad om fravær
Om du ønsker å avvise en fraværssøknad uten å åpne den, trekker du panelet til venstre og trykker AVVIS:
Dermed slettes søknaden og den ansatte det gjelder får en push-melding om at søknaden er avvist.
Om du åpner søknaden ved å trykke på den, kommer du inn i dette skjermbildet:
1) Om du trykker på hakene øverst i skjermbildet kan du forflytte deg mellom fraværssøknadene.
2) Her er tidsrommet for vakten og arbeidsoppgaven oppgitt.
3) Fraværstypen som står her, er den omsøkte fraværstypen. Om du ønsker å registrere en annen fraværstype, trykker du her og velger aktuell type fra lista som kommer fram:
4) Her har den ansatte skrevet sin begrunnelse for søknaden.
5) Dersom fraværet skal innvilges og det skal settes inn en annen person på den aktuelle vakten, trykker du her og gjør ønskede valg i dette bildet:
Som du ser står det i utgangspunktet markert for Ikke erstatt ressurs. Om du vil sende tilbud om den ledige vakten til noen, merker du av for aktuell(e) personer og trykker OK oppe i høyre hjørne. Dermed ser det slik ut når du kommer tilbake til fraværssøknaden:
Om du herfra trykker GODKJENN OG ERSTATT, er fraværssøknaden ferdigbehandlet. Linnea (som søkte om fri) og Harald (som ønsket å overta vakten til Linnea) får hver sin push-melding
6) Her trykker du om du ønsker å justere vaktens starttidspunkt, sluttidspunkt eller arbeidsoppgave:
7) Også etter at du har åpnet vaktsøknaden kan du avvise den (tilsvarende å trekke den mot venstre slik vi beskrev ovenfor, men her får du anledning til å skrive en begrunnelse for avslaget).
Om du ønsker kan du forsyne svaret med en eller flere emojis ved å velge emojis knappen på tastaturet:
8) Om du trykker her uten å sette inn noen erstatter, er vakten ferdigbehandlet og søkeren mottar en push-melding om at søknaden er innvilget, dessuten slettes vakten.
Søknad om vaktbytte
MERK: Det er forskjell på å BYTTE BORT EN VAKT og LEGGE UT EN VAKT.
Legge ut en vakt Dersom den ansatte legger ut en vakt, og dermed benytter dette menyvalget:  ...betyr det at den vedkommende frasier seg vakten og tilbyr den til en eller flere av kollegene. Dette framstår slik hos deg som leder:  Bytte bort vakt Dersom den ansatte vil bytte en vakt med en kollega, og dermed foretar dette menyvalget: 
...betyr det at personen bytter vakten med en annen. Person A tar altså person B sin vakt, og person B tar person A sin vakt. Dette framstår slik hos deg som leder: 
Merk at ikonet når to ønsker å bytte vakter seg imellom er litt kraftigere i gulfargen enn når det handler om å legge ut vakt:  Du finner en video som omtaler forskjellen på å BYTTE BORT VAKT og LEGGE UT VAKT her. I artikkelen du nå leser beskriver vi metodikken når to ansatte vil bytte vakter seg imellom. |
For å avvise en søknad om vaktbytte uten å åpne den, trekker du panelet til venstre og trykker AVVIS:
Dermed slettes søknaden og de som er involvert i vaktbyttet får push-meldinger om at søknaden er avvist
Om du åpner en søknad ved å trykke på den, åpnes dette skjermbildet:
Øverst i skjermbildet, ser du hvem som ønsker å bytte vakter med hverandre. I nedre del av bilder ser du hvordan de to som bytter vakter kommer til å jobbe om vaktbyttet gjennomføres. For å godkjenne vaktbyttet, trykker du GODKJENN VAKTBYTTE
Som du ser kan du også fra dette skjermbildet avvise vaktbyttet:
Håndter senere
Opprettede vakter som er satt til å bli håndtert senere er merket med blått ikon:
Om du ønsker å slette vakten, trekker du panelet mot venstre og velger SLETT:
Når du trykker på et panel som representerer en slik vakt, føres du hit:
Om du ønsker å justere på dato eller tidspunkt, gjøre du det i skjermbildet over. For å sette en person på vakten trykker du her:
Dermed kan du velge hvem du vil sende vaktforespørsel til:
Om du trykker på spørsmålstegnet oppe i høyre hjørne:
...kommer det fram en forklaring på farge- og symbolbruken:
Trekke søknad om vakt
Vær oppmerksom på at en ansatt som søker om å få en vakt, kan trekke søknaden fram til du har behandlet den:
Om en ansatt trekker en vakt, forsvinner den fra visningen hos deg, slik at du slipper å behandle vaktjusteringer som likevel ikke er aktuelle.