Når arbeidstidene for alle ansatte er lagt inn i turnusplanen, er du klar til å innføre den. Dette gjør du ved å klikke på den grønne knappen Innfør Turnus:
Dersom du ikke har planlagt med riktig antall timer i forhold til stillingsstørrelsen, kommer denne boksen fram
MERK: Antall timer som er registrert på den enkelte i turnusen SKAL stemme med stillingsstørrelsen. Programmet kan nekte deg å innføre turnusen dersom avviket er for stort. Hvor stort avvik som tolereres avhenger av hvordan Worksoft er konfigurert |
Deretter vises denne:
VIDEO
Dialogboksen ovenfor er behandlet i denne videoen:
Her er det tre ting du må bestemme:
Startuke
Her velger du hvilken uke avtaleperioden skal starte med. Dvs – en turnus som rullerer over f.eks 4 uker – hvilken av disse 4 ukene skal gjelde den uken som inneholder startdatoen?Behandling av manuelle endringer
Dette er ting som er registrert direkte i kalender (Kalender, Godkjenning eller Ferie/fravær) og som ligger innenfor tidsrommet den nye turnusplanen skal gjelde for. Det vanlige er at man velger å beholde dette, altså at den nye turnusen ikke skal overskrive det. Valgmulighetene kommer fram når du klikker innenfor den røde rammen.
MERK: Selv om du gjør valget Slett alt i dialogboksen over, vil likevel heldagsfravær som er gjort i modulen Ferie/Fravær bli beholdt |
Behandling av røde dager i kalenderen
Dersom det står en hake her:
…vil alle helligdager markeres som Fri på helligdag og du slipper å legge dette inn på hver enkelt ansatt i Ferie/Fravær. Dersom noen faktisk skal jobbe på en slik dag, sletter du fraværet i Ferie/Fravær. I Ferie/Fravær markeres helligdagene slik:
Dette viser altså at det står en hake ved spørsmålet om behandling av røde dager i innfør-turnus-boksen (se over).
Når alt er klart klikker du INNFØR TURNUS og avtalen innføres.
MERK: Når du innfører en ny turnus er det viktig at den "henger sammen med" turnusen du har innført tidligere. Dvs, den bør starte datoen etter den forrige turnusens sluttdato (slik at det ikke oppstår tidsrom uten turnus i kalenderen). Dessuten må du sørge for at den "er i synk" med den foregående turnusen. Dvs. at startuken du velger for den nye turnusen blir en direkte fortsettelse av den gamle. Om f.eks. den siste turnusuken fra den gamle turnusen er uke 3, og den nye turnusen starter påfølgende uke (og du opererer med en 4-ukers turnus), må du velge at den nye turnusens startuke skal være uke 4 |
MERK: Dersom du ønsker å eksportere turnusdataene dine til Excel eller lage utskrifter, klikker du på Mer knappen oppe til høyre i skjermbildet:  |
VIDEO
Du finner en video som viser hvordan du oppretter, bemanner og innfører en turnus her: