Innledning
Hovedmålsettingen med Worksoft APP v. 1.7 er å kunne behandle fraværssøknad på flere dager i en og samme operasjon.
Vi har lagt vekt på å gjøre den nye funksjonaliteten så fleksibel som mulig, med blant annet å dele mellom å godkjenne den ansattes fraværssøknaden (fase 1) og når man ønsker å erstatte ressurser (fase 2).
Fase 2 kan gjøres på et senere tidspunkt.
Videre er dette hovednyhetene:
· Utvidet filtrering i dagskalenderen, mulighet å filterer på om fravær skal vises, om ledige vakter skal vises, oppgaver, vise kun ansatte som tilhører et team.
· Bilder er imlementert
· Bekrefte om ansatt skal godkjenne vakten eller ei ved tildeling av ny vakt.
Målet med oppdatering er å forbedre funksjonalitet som beskrevet, samt noe feilretting. Ny funksjonalitet beskrives også i opplæringsvideoene:
I Nyheter i APP v. 1.7:
II Fraværshåndtering
<< sett inn ny link >>
Ny funksjonalitet
1.1 Ny funksjonalitet - Lederrollen
Ansattbilder. Det er nå mulig å benytte bilder av ansatte. I dagens versjon er de ansatte identifisert med sine initialer. Dersom man velger ikke å laste opp et bilde av seg selv vises fortsatt initalene.
Godkjenne ansattbilder. Leder kan velge om ansattbildet skal godkjennes eller avvises til bruk i APPen. Godkjennes bildet, erstattes «initialvisning» av den ansatte. Avvises bildet sendes et varsel til den ansatte at nytt bilde må lastes opp igjen.
Leder Dagkalender – Forbedret filterfunksjonalitet
Sortering: I denne versjonen kan dagkalenderen sorteres på:
Tid (avtagende)
Navn (fra a -> å).
Filtrering: I denne versjonen er det forbedrede filtreringsmuligheter som:
Fravær. Man kan fjerne visningen av fraværsdager ved å slå av dette valget.
Ledige vakter. Ønsker man ikke å se «Ledige vakter» slår man av dette valget.
Oppgaver: Fungerer som i tidligere versjoner.
Team. I v. 1.7 kan man velge å vise kun ansatte som hører til et definert Team (gruppe).
MERK: Team defineres i menyvalget «Opprett & rediger team» i «Mer-menyen» (…). Dvs. at Team defineres på samme måte som i tidligere versjoner, men kan nå også benyttes som et filter i Dagkalenderen.
Sette et filter. For at filter skal være aktiv, må man benytte knappen «Bruk filter»
Avbryte filterarbeid. Ønsker man å gå tilbake til kalendervisningen, så trykk man knappen «Avbryt».
Sette filteret tilbake til standard. Har man satt flere filtersettingen, og ønsker å gå tilbake til standardoppsettet, så trykker man knappen «Sett standardverdi».
MERK: Filtersettingen vedvarer inntil man endrer den, eller setter den tilbake til standardoppsettet.
Bekrefte ny vakt eller ei.
I forrige versjon måtte den ansatte bekrefte om han/hun mottok vakten eller ei. I v. 1.7 så kan leder bestemme om man krever en slik bekreftelse fra den ansatte. Standardverdien er satt til at ansatt MÅ bekrefte aksept av vakten før den legges i den ansattes kalender. Slår man av bekreftelse, så legges vakten direkte inn i kalenderen uten at den ansatte må bekrefte på forhånd.
Godkjenne fravær for en periode.
I forrige versjon kunne leder kun godkjenne fravær for en dag av gangen. I den nye versjonen kan man som leder godkjenne og erstatte fravær for en valgfri periode.
I fraværsprosessen er det lagt til mye funksjonalitet som gir stor grad av fleksibilitet som:
Fraværsprosessen gjøres som to steg, først godkjenne fraværet for den som søker. Fase 2 er behandling av fraværet, og dette kan gjøres med en gang eller på et senere tidspunkt.
Nedenfor beskrives ny funksjonalitet:
1) Godkjenne fraværet slik at den som søker får svar om fraværet er godkjent eller ei. Resten av behandlingen kan tas på et senere tidspunkt.
2) Behandle deler av perioden, for så å behandle de andre dagene på et senere tidspunkt
3) Tilordne fraværsperioden til en eller flere ansatte.
4) Ansatte som mottar vaktforespørselen på bakgrunn av fraværssøknaden, kan akseptere hele eller deler av perioden.
5) Man kan velge å tilordne vaktene til (tilsvarende som i tidligere versjoner):
En eller flere ansatte (Ledig vakt)
Håndtere senere
Ikke tilordne vakter til en ansatt.
Den ansatte søker fravær slik som tidligere, dvs ingen endringer
Leder mottar fraværssøknaden for hele perioden i Innboksen i Driftsmenyen.
Fra Innboksen, kan man enten:
Avvise søknaden
Godkjenne, og ikke erstatte ressursen
Godkjenne, og ersatte ressursen.
Velger man å godkjenne og erstatte ressursen, kan man også:
Velge hvilke dager man ønsker å behandle. Dager som ikke behandles, legges tilbake i innboksen slik at de kan behandles på et senere tidspunkt.
Legge vaktene til «Håndter senere»
Legge vaktene ut til en eller flere ansatte.
Når man mottar melding om hvilke ansatte som ønsker vakten kan man:
Velge å tilordne hele perioden til en ansatt dersom den ansatte er ledig for hele periode.
Dele opp og tilordne perioden til flere ansatte. Linnea tar vaktene for 10.,11, og 12. Kristian får vaktene for 13.,14, og 15.
Vaktsøknad for ansatte. Når en ansatt skal akseptere en vaktperiode kan man nå dele opp dagene slik at man kun velger dager som passer for en selv.
MERK: Dersom den ansatte søker fravær som ikke har arbeidstid, så er det ikke mulig å erstatte vakten i APPen, kun godkjenne fraværet. APPen har ingen arbeidstid som skal erstattes.
Forbedringer/ feilrettinger
Leder Dashboard. I forrige versjon ble antall fraværsdager listet. I versjon 1.7 listes antall feriesøknader uavhengig av antall dager det er søkt om. Eksempel: Linnea har søkt fravær i perioden 18-21.5. Dette vil telle som en fraværssøknad, og ikke 4 i tidligere versjoner.
Bytte fra kalendersiden. Det var tidligere lov til å bytte bort vakter fra annen avdeling enn den man stod på i kalendevisningen. Dette ga feil i bytteprosessen. Dette er rettet slik at man kun kan bytte tid bort fra den avdelingen som er aktiv.
Ny tekst i Profil skjermbildet
Følgende tekst er lagt til nederst i skjermbildet:
«For ansatte som ikke kan gjøre endringer på Profilsiden, ta kontakt med leder slik at endringene kan gjøres i mastersystemet.»Driftsmenyen -> Innboks -> Fravær på en dag: Bruk av slide
Dra til venstre for avvise vakten
Dra til høyre for å godkjenne uten å erstatte vakten eller godkjenne med å erstatte vakten.
Avvikshåndtering: Det er lagt til en meldingstekst når det ikke finnes flere avvik å håndtere.
Innboksen håndterer riktig avdeling. I tidligere versjon kunne rader som tilhørte en annen avdeling vises.
Menyvalget i Leder -> Mer-meny -> Håndter grupper har endret navn til «Opprett & rediger Team»
Det er ikke mulig å godkjenne et fravær på en dato som er før Lønnsgodkjenningsdatoen.
Avvikshåndtering: Enkelte kompensasjonstyper ble vist med engelsk tekst. Disse vises nå med engelsk tekst.
Design forbedringer.
Nyheter / endringer - Brukerrollen
Bilder, det er nå mulig å laste opp et bilde av seg selv
Dashboard. I tidligere versjon så ble fraværssøknadene telt opp pr. dag. Fra Worksoft APP v. 1.7 telles antall søknader.
I tidligere versjon så det tilksynelatende at man kunne bort en vakt fra en annen avdeling. Det er nå kun lov til å byte bort vakter fra den avdelingen man star på
Web kalender - driftssiden, endringer
Driftsiden inneholder de samme endringene som er foretatt i APPen.
MERK: For enkelte brukere og basert på oppsettet på PC må man slette browserens Cache for at ny funksjonalitet skal fungere i kalendersiden.