1. Opplæringsvideoer

Ny funksjonalitet beskrives også i opplæringsvideoene. Da oppdateringen inneholder mange nyheter, så bør du sjekke nedenstående videoer først. Det vil da være enklere å forstå endringene som er foretatt.

Denne videoen orienterer om muligheten til å opprette og bruke grupper:

Denne videoen orienterer om endringen som har funnet sted i appens kalender:

Her viser vi endringene som er foretatt i appens driftsmeny:

2. Ny funksjonalitet

2.1 Ny funksjonalitet som ikke er synlige i APPen.

  • Versjon 1.6 er den største oppdateringen som er foretatt hittil. Mange av endringene er usynlige for brukeren, men vil føre til bedre stabilitet, forutsigbarhet og fjerne mange muligheter for at feil oppstår.

  • Startavdeling. For ansatte som har arbeidsforhold på flere avdelinger, og hvor man ikke hadde satt en gyldig Startavdeling, viste APPen i noen tilfeller feil kalenderdata. Appen vil nå foreslå en Startavdeling basert på den ansattes arbeidsforhold.
    MERK: Når man setter en Startavdeling på en ansatt, så vil den satte Startavdelingen alltid ha prioritet over den som APPen generer selv.

2.2 Ny funksjonalitet

  • Grupper. Det er nå mulig å opprette selvvalgte grupper blant ansatte i avdelingen. Gruppen gis et selvvalgt navn.

  • Sende meldinger til grupper. Man kan nå sende meldinger til gruppen(e) man ønsker. Gruppesending kan kombineres med «Les og bekreft» funksjonaliteten som ble implementert i v. 1.5. Trykker man # når man skriver en ny melding, så viser APPen en liste med alle selvkomponerte grupper.

  • Kalender – dagvisning, navigering
    Ved å trykke på kalenderikonet i Dagskalenderen, får man nå en datovelger som gjør det enklere å gå til datoer som ligger langt fra dagens dato, dvs. man slipper å bla dag for dag til den nye datoen.

  • Dag/uke icon. Det er innført et «Dag/Uke ikon». Trykker man på denne, så kan man bevege seg mellom dagskalender og ukekalender-visningen uten å gå veien om menyen. Tilsvarende ikon er innført på ukevisningen slik at det er enkelt å gå direkte til dagvisningen

  • Kalender – utvidet funksjonalitet
    - Drar man dagkalenderen til høyre, vil man se navnelisten til de ansatte. Man slipper da å benytte initialene for å identifisere den ansatte. Merk: For vakter av typen «Ledig vakt» er navnekolonnen tom.
    - Fokusert kalendervisning: I APP v.1.5 og tidligere, ble kolonnene fra kl. 00:00 og til første planlagte vakt, f. eks kl 08:00 vist i dagkalenderen. I v.1.6 fjernes de tomme kolonnene mellom 00:00 og 7:00, dvs. første mulige kolonner er en time mindre enn første vakt. Eksempel: starte første vakt kl 8, er første kolonne kl 7, ikke kl 00 som i tidligere versjoner.
    Merk: Tilordningene til tiden som vises er dynamisk, dvs den endres i forhold til første vakt.

  • Detaljert dagskalender. Når man trykker på en vakt i Dagskalendere, f. eks for Linnea som jobber oppgaven «Lager» på den 20.2, kl 8-16, så føres man til en detaljert visning av dagen for Linnea. I den detaljerte visningen kan man:
    - Endre tidspunkter på alle oppgaver
    - Endre oppgaver fra en oppgave til en annen.
    -Legge til nye oppgaver, enten ved å legge oppgaven over eksisterende oppgaver eller ved å utvide dagen.
    - Slette oppgaver ved å dra raden til venstre.
    Merk: Når man endrer noe på en ansattsvakt, så sendes et varsel til den ansatte om at endring er foretatt.

  • Ledige vakter i dagkalenderen:
    - Konseptet for visning av ledige vakter i dagkalenderen er lagt helt om. I tidligere versjoner så ble ledige vakter kun vist med teksten «Ledig vakt» i dagskalenderen. Nå vises oppgaven den ledige vakten har, samt en status. Hver status har en egen farge slik at det er enkelt for leder å se hva som må gjøres.
    Følgende statuser er implementert:
    - Gul, ingen ansatte har søkt den ledige vakten
    - Lyse grønn, en eller flere ansatte har søkt på den ledige vakten
    - Grønn, alle som kan søke på vakten, har søkt på vakten
    - Lyse rød, en eller flere ansatte har avslått vakten. Vises kun når ingen har søkt på vakten.
    - Rød, alle mulige ansatte har avvist vaktsøknaden.

  • Knytte «Ledig vakt» i Dagskalender til «Ledige vakter» i Vakthåndteringsmenyen.
    - Når man trykker på en ledig vakt i Dagskalenderen, så sendes man til seleksjonstabellen til den aktuelle vakten.
    - Her kan du se hvem som har svart på forespøselen, hvem som ikke har svart på forespørselen eller hvem man ikke har sendt forespørselen til. Fra dette skjermbildet kan man velge hvem som skal få vakten.

  • Ny Driftsmeny
    Driftsmenyen er totalt re-desgnet.
    Følgende menyer er er fjernet:
    - Pågående vaktsøknader <48 timer
    - Pågående vaktsøknader
    - Tildel vakter
    - Register ny vakt
    - Godkjenn fravær
    Menyene ovenfor er erstattet med en ny meny, «Vakthåndtering». I denne menyen kan du foreta samtlige oppgaver som man tidligere kunne gjøre i de seks menyene som er fjernet.

  • Menyen Vakthåndtering
    Når man klikker på vakthåndtering, så kan man velge mellom to forskjellige skjermbilder: Inboks og Ledige vakter.
    Inboks inneholder de oppgavene en leder må håndtere, som f. eks. godkjenne ferie og fravær, godkjenne bytter mellom ansatte eller håndtere vakter som man har satte til Håndter senere.
    - Hver av disse oppgavene har et eget ikon med egen farge
    - Hver oppgave har en egen prosess tilknyttet seg som utfører oppgaven man skal løse, dvs. prosessen for å godkjenne et fravær og håndtere en bytteforespørsel er forskjellige.
    - Hver av oppgavene representeres ved datoen de gjelder.
    - Oppgavene markeres med en blå prikk dersom man som leder ikke har lest/sjekket oppgaven. Med en gang man har klikket på oppgaven, så forsvinner den blå prikken, dvs den blå prikken indikere oppgaver som ikke er lest eller behandlet.

  • Ledige vakter
    I Ledig vakter skjermbildet, så håndterer du alle pågående «ledige vakter», dvs legger ut og tildeler vakter til ansatte. I tidligere versjoner, så ble disse oppgavene håndtert i tre forskjellige menyer. I v.1.6 er dette strammet opp, og alt kan gjøres i et og samme skjermbilde. Ledig vakt skjermbildet blir forklart mer i detalj nedenfor.

  • Legg til nye vakt(er)
    Øverst oppe i høyre hjørne av vakthåndtering skjermbildene, finner man et «pluss-ikon». Trykker man dette, så får man anledning til å definere en ny vakt. Ny vakt defineres ved å velge dato, starttid, sluttid, oppgave og ressurs. Ressursen kan være:
    - Legge ut til en ansatt
    - Legg ut til flere ansatte som Ledig vakt, dvs den ansatte kan søke på vakten.
    - Håndter senere, dvs leder kan ta opp prosessen for å legge ut en vakt til et senere tidspunkt.
    Merk: Det er lov å definere flere oppgaver på samme dag.

  • «Innboks»-skjermbildet
    - I Innboksskjermbildet skal lederen håndtere fraværssøknader, bytteforspørseler og «Håndter senere»-vakter. Når leder har behandlet en rad i Inboksen, forsvinner raden fra skjermbildet. For leder er det om å gjøre å behandle disse radene fortløpende.

  • Håndtere fravær.
    Hvert fravær som skal behandles, vises som en egen rad med en dato som viser datoen som det er søkt fravær om, samt et rødt ikon for å indikere at raden gjelder fravær. I tillegg vises hvem som har søkt om fraværet, fraværet det er søkt om, vakttidspunktene som den ansatte opprinnelig hadde, samt arbeidsstedet.

    Man kan håndtere fravær som har underliggende arbeidstid, eller fravær uten arbeidstid.

    Håndtering av fravær følger de samme prinsipene som tidligere:
    - Avvis fraværssøknaden
    - Godkjenne fraværet uten å erstatte ressursen.
    - Godkjenne fraværet, og erstatt ressursen.
    - Nytt skjermbilde for fraværsgodkjenning er innført med større fleksibilitet. Vi vil omhandle dette senere i dokumentet.

  • Bytte forespørsel
    En bytteforespørsel vises på Inboks-listen først når det foreligger minimum en ansatt som har svart positivt på bytteforespørselen fra den ansatte som initierte bytteforespørselen.
    I tidligere versjoner ble alle bytteforespørsler vist, uavhengig om det forelå positivt svar fra den ansatte som ble forespurt eller ei.
    - Bytteforespørsel er markert med gult ikon
    - Videre inneholder bytteraden den datoen byttet er søkt om, hvem som ønsker byttet, oppgaven som skal utføres, tidspunkt og arbeidssted.
    - Når man klikker på en rad med Bytteforespørsel, vises en liste med følgende grupperinger:
    -- Hvem som har svart positivt på bytteforespørselen
    -- Hvem som ikke har svart
    Merk: Det finnes en egen knapp for å avvise bytteforespørsel, dvs fjerne byttet. Det som så skjer er at vakten til den som initierte byttet legges tilbake i kalenderen.

  • Håndtere senere
    - I APPen kan man velge å utsette enhver behandling av en vaktforespørsel. Denne funksjonaliteten omtales som «Håndtere senere».
    - Når man har valgt å håndtere en vakt senere, legges denne inn som en rad i Innboksen. Man kan når som helst ta opp igjen arbeidet med denne vakten.
    - Raden til «Håndter senere» inneholder datoen til den opprinnelige vaktforespørselen, hvilken oppgave som skal utføres, tiden for vakten og arbeidssted.
    - Når man klikker en vakt som har fått status «Håndter senere», så sendes man til siden med tilgjengelige ressurser i den valgte tidsperioden. Fra dette skjermbilde kan man sende ut den ledige vakten til en eller flere ansatte.

  • Slette en rad i Inboksen
    Man kan slette en rad ved å trekke den mot venstre. Da kan man så trykke på de røde feltene Avvis eller Slett avhengig av raden du velger.
    «Ledige vakter»- skjermbildet
    Målet med ledige vakter-skjermbildet er å samle alle pågående vaktsøknader. En vakt kan legge seg i denne listen ved at man oppretter en ny vakt, søker en erstatter ved en fraværssøknad ++.
    En rad i «Ledig vakter» skjermbildet består av datoen til den ledige vakten, oppgaven som skal gjennomføres, tidspunktet for vakten og arbeidsstedet vakten skal gjennomføres på. Til høyre finnes et ikon som forteller statusen på den ledige vakten.
    Følgende 5 statuser gjelder, fargen på ikonet indikerer status:
    - Gul, ingen ansatte har søkt den ledige vakten
    - Lys grønn, en eller flere ansatte har søkt på den ledige vakten
    - Grønn, alle som kan søke på vakten, har søkt på vakten
    - Lys rød, en eller flere ansatte har avslått vakten. Vises kun når ingen har søkt på vakten.
    - Rød, alle mulige ansatte har avvist vaktsøknaden.

    Når man klikker på en ledig vakt, så vises Seleksjonstabellen som viser alle som har søkt vakten, eller vaktforespørsel er sendt til.

    I tidligere versjoner ble seleksjonstabellen vist som en lang liste. I ny versjon deles de ansatte opp i følgende grupper:
    - Hvem som har godtatt vaktforespøselen
    - Hvem som ikke har svart
    - Hvem som vaktforespørselen ikke er sendt til

    Det er nå mulig å sende nytt varsel til alle i listen
    - Når man ønsker å sende et varsel til en ansatt en gang til, klikker man på ikonet «Send ny».
    - Slette en ledig vakt. Ønsker man ikke å behandle en ledig vakt, kan den slettes ved at raden dras til venstre, og deretter trykker «Slett»

  • Leder:Dashboard
    Det er foretatt noen endringer i lederens Dashboard, startsiden.
    - Ledige vakter. Når man klikker på Ledige vakter, så sendes man til siden for Ledige vakter
    - I ny versjon er Ferie- og fraværssøknader slått sammen til Fraværssøknader. Klikker man på fraværssøknader, så sendes man direkte til Inboksen. Inboksen er filtrert slik at man kun ser fraværene.

  • Meldinger (Nytt). Antall nye meldinger vises som en egen rad. Klikker man på denne raden, så sendes man til Meldingsmenyen.

3. Mindre endringer - feilrettinger.

  • Når man Regsitrerte flere nye arbeidsøkter (oppgaver) på en dag, så ble disse behandlet som flere vakter. I ny versjon, kan man legge inn flere sammenhengende vakter med ulike oppgaver. Når man trykker “Lagre” så behandler APPen dem som en sammenhengende vakt.

  • Når man endrer vakten til en ansatt, så sender APPen et varsel om endret arbeidstid til den ansatte.

  • Publiseringsdato. Når man valgte ulovlige publiseringsdatoer, f. eks. 29.2, så forelå det ingen sperre på lagring av ugyldige vakter. Dette er nå rettet slik at man ikke kan legge inn ulovlige datoer.

  • De siste 60 dagers meldinger og varslinger vises nå for leder og ansatte. Tidligere ble alle meldinger og varslinger vist fra det tidspunktet man tok i bruk APPen.
    Merk: Dette betyr ikke at meldingene eller varslingene slettes fra databasen.

  • Navn på ansatte er innført kalender-dagvisning. Trekk skjermbildet til høyre.

  • I dagkalederen er de ledige vaktene gjort dynamiske. I navnelisten er navnene satt til blank. Teksten “Ledig vakt” er erstattet med Oppgaven som skal utføres i den ledige vakten. Videre endres fargen I forhold til vakten er send ut, noen ønsker å ta vakten eller noen melder at ikke ønsker vakten. Når man klikker på en ledig vakt, føres man tile en seleksjonstabell som viser hvem som vakten er sendt til, hvem som har søkt på vakten og hvem som har avslått vakten. Fra dette skjermbilde kan man godkjenne hvem som skal få vakten, eller sende en påminningsmelding til en eller flere ansatte. Deretter kan man fortsette arbeidet I dagkalenderen.

  • Datovelger er implementert både i dag- og ukeskalenderen.

  • Forbedret brukergrensesnittet i enkelte skjermbilder.

4. Web kalender - driftssiden, endringer

  • Driftsiden inneholder de samme endringene som er foretatt i APPen.

5. Nyhet for brukerrollen.

Det er nå mulig for en ansatt å bytte innbyrdes på samme dag med en annen ansatt som har overlappende vakter. Man finner ansatte man kan bytte med på samme dag nederst i ansattlisten.

Merk: Når man bytter med en ansatt på samme dag, så overtar man hverandres vakter.

Fant du svaret?