Tidregistreringsrapporten gir dag-for-dag oversikt over planlagt tid, registrert tid og lønnsinformasjon for den enkelte ansatte. Dataene kan tas ut på det tidsintervallet du måtte ønske. Det er to ulike visninger. Den ene visningen fokuserer på lønnsinformasjon, den andre fokuserer på tid og tilstedeværelse.
Øverst i skjermbildet velger du hva du ønsker å se:
1) Tidsrom
Ved å klikke på kalendersymbolene, kommer datovelgeren fram:
…slik at du kan velge tidsrommet som rapporten skal kjøres på.
2) Person
Til høyre for Velg, velger du hvilken ansatt du ønsker å se på.
3) Generere rapport
Når du har gjort valgene over, genereres rapporten ved at du klikker Generer rapport, eller eksporterer.
4) Her velger du om du vil se Tidsinfo eller Lønnsinfo.
5) Eksportere
Ved å klikke her, kan du velge å eksportere rapporten i ulike formater:
VISNINGEN 'TIDSINFO'
Når rapporten er generert og visningen Tidsinfo er valgt, ser det slik ut:
Det er en linje med informasjon for den enkelte dag.
Dato:
Viser hvilken dato raden gir informasjon om.
Dag:
Viser hvilken ukedag datoen gjelder.
Avtalt:
Tidsrommet som er oppgitt gjelder all planlagt tid – altså tid som kommer fra Turnus. Ekstratid, dvs. tid som er lagt direkte inn i Kalender eller Godkjenning, er ikke medregnet. Dersom balanseperiode benyttes, viser feltet all tid som ligger i balanseperioden på den aktuelle datoen.
MERK: Dersom arbeidsdagen består av flere vakter med pauser imellom, vil feltet vise starten på den første vakten og slutten på den siste vakten. |
Planlagt tid
Viser antall planlagte timer og minutter, inkludert ubetalte oppgaver og ubetalt fravær. Planlagte pauser er ikke medregnet.
Tidsregistrert
Feltet viser registrerte inn- og utstemplinger.
MERK: Dersom det er foretatt flere inn- og utstemplinger ila. dagen, er det bare den første innstemplingen og den siste utstemplingen som oppgis. |
Godkjent vakt
Feltet viser starttid for betalt tid og sluttid for betalt tid.
MERK: Dersom arbeidsdagen består av flere vakter med pauser mellom, vil feltet vise starten på den første vakten og slutten på den siste vakten. |
Pause
Summerer tiden som er registrert som pause.
Godkjent
Viser summen av all arbeidet tid og alt betalt fravær. Det betyr at ubetalte aktiviteter og ubetalt fravær ikke er regnet med.
Overtid
Viser antall timer som det gis overtidskompensasjon for.
KNH-timer
Viser antall timer som det gis kompensasjon for (UB).
Avvik
Feltet viser totalt arbeidet tid minus planlagt tid. Altså det som er oppgitt i kolonnen Godkjent minus det som er oppgitt i kolonnen Planlagt tid.
Fleksitid
Viser hvor mye tid som har gått til pluss eller minus på timesaldoen den aktuelle dagen. Dette forutsetter selvfølgelig at vedkommende har en stilling som gir rett til timesaldo.
Forkortelse
Dersom den ansatte har fravær en dag, vises dette ved en bokstav i dette feltet:
Det første fraværet i rapportuttrekket markeres med A), det neste fraværet med B) osv. Under rapporten er oppgitt hva slags fravær den enkelte bokstav står for, samt hvor mange timer som gjelder for hver fraværstype:
Nederst i rapporten vises summeringene i alle feltene fra Lønnsinfo-visningen:
VISNINGEN 'LØNNSINFO'
Når rapporten er generert og visningen Lønnsinfo er valgt, ser det slik ut:
1) Dato:
Viser hvilken dato raden gir informasjon om.
2) Dag:
Viser hvilken ukedag datoen gjelder.
3) Normal
For fastlønnede (månedslønn) vises bare endringer i forhold til planlagt tid (planlagt tid: tid fra Turnus). Det betyr at hvis en fastlønnet har jobbet f.eks en time mer enn planlagt en dag, vil det stå 1,00 i kolonnen Normal for denne dagen. For timelønnede vises alle normaltimer.
4) Ulike tillegg
Det gis ulike kompensasjoner for ubekvem arbeidstid, overtid m.v. Det er en kolonne for hvert tillegg. Programmet er satt opp slik at det bare er de tilleggene som er i bruk hos den aktuelle bruker som kommer opp. Det betyr at for en kunde som f.eks. ikke benytter tillegget UB4, vil det ikke komme opp noen kolonne med denne overskriften. I illustrasjonen over ser vi at det står 2,45 i kolonnen UB1 den 15.10. Det betyr at vedkommende vil få UB1-tillegg for 2,45 timer denne dagen.
Nederst i rapporten er alle kolonnene summert – dvs. at her vises det totale antall timer som gjelder for kolonnen Normal og de ulike kompensasjonstypene i perioden som rapporten tas ut på:
MERK: Innholdet i summeringslinjen vises også nederst i visningen Tidsinfo (se omtalen av VISNINGEN TIDFSINFO over) |
EKSPORTMULIGHETER (TILGJENGELIG FRA BEGGE DE OVENFOR NEVNTE VISNINGER)
Ved å klikke på ark-symbolet øverst opp i høyre hjørne, kommer de ulike eksport-mulighetene fram i dropdownmenyen:
(Eksemplene nedenfor er tatt fra visningen Tidsinfo)
EKSPORTER TIL PDF
Om dette valget gjøres vil resultatet bli slik:
I tillegg til å inneholde all informasjonen som vises på skjermen når rapporten genereres, viser PDF-eksporten følgende:
Datoen rapporten er generert
Ansattnummeret til personen rapporten er generert for
Navnet på avdelingen personen jobber i
Dessuten er det et felt nederst hvor den ansatte kan signere (Godkjent) og ev. skrive kommentarer:
EKSPORTER TIL CSV
Oppretter en fil som er lesbar i Excel, med alle data i tabellen inklusive overskrifter og summeringer:
EKSPORTER TIL EXCEL
Oppretter en regulær Excel-fil (.xlsx), med alle data i tabellen med summeringer, eksklusiv overskrifter:
EKSPORTER ALLE TIL PDF
Dersom dette valget gjøres blir det opprettet en pdf-fil som inneholder dataene fra Tidsinfo-visningen for alle de ansatte ved den valgte avdelingen. De ansatte kommer på hvert sitt ark i PDF-filen. Det er altså enkelt å generere individuelle data til alle de ansatte med all relevant informasjon for hver enkelt ansatt i én operasjon.
MERK: Dette valget genererer dataene fra Tidsinfo-visningen uansett hvilken visning som er valgt når genereringen av pdf-filen gjøres. |