Attestering av periode for lønn | Worksoft kundeportal

Den daglige oppfølgingen av de ansattes arbeidstider, foregår i Kalender, Godkjenning og Ferie/fravær. Før lønnskontoret kjører lønn, må du bekrefte at aktuell periode er klar for lønnskjøring – dvs. attestere perioden. Dette gjøres i skjermbildet Godkjenning.

I dette avsnittet i videoen nedenfor, er prosedyren demonstrert:

Alle timene som registreres i Kalender og Godkjenning og som er grunnlag for lønnsberegning, både fravær og ekstraarbeid, vises i GODKJENN LØNN. For fastlønnede vises kun avvik fra turnus, mens for timelønnede vises alle timene som arbeides. Visningen GODKJENN LØNN er en del av modulen Kalender - arkfanen GODKJENN LØNN, finner du i menyen under Kalender.

Når alle avvik er behandlet og alle arbeidstider er korrekt for alle de ansatte, klikker du her for å gå inn i bildet hvor du attesterer perioden for lønn. Her finner du dessuten viktig økonomisk informasjon og du kan hente opp data fra tidligere lønnsperioder.

LØNNSLISTEN

Størstedelen av skjermbildet GODKJENN LØNN utgjøres av rutenettet med oversikt over den enkelte ansattes lønnstimer og ulike tillegg – altså selve lønnslisten:

Listen inneholder blant annet disse kolonnene:

AnsattNr
Nummeret her korresponderer med tilsvarende felt i Personal/Personal
Navn:
Den ansattes navn – korresponderer med tilsvarende felt i Personal
Still%
Den ansattes stillingsprosent. Korresponderer med tilsvarende felt i Personal/Arbeidsforhold
Avlønning
Viser om den ansatte er fastlønnet (F) eller timelønnet (T)
Avt.%
Fer er oppgitt stillingsstørrelsen den ansatte har, dvs. det som står i feltet Stillingstid/%
KPAT
Her vises personalkosten dividert med antall arbeidede timer
Normal
Antall normaltimer i perioden. For fast ansatte er det endringer i forhold til planlagt tid som oppgis. For timelønnede oppgis alle timer
Ubetalt fravær
Antall timer i kalender hvor det er markert ubetalt fravær på den ansatte
Betalt fravær
Antall timer i kalender som er markert med betalt fravær på den ansatte
UB, OT mv
Dersom det er registrert UB-timer eller overtidstimer, vil antall timer som er aktuelle oppgis her. Merk at tabellen er dynamisk, dvs, det er kun dersom det faktisk er avviklet UB/OT-timer i perioden at aktuelle kolonner vil dukke opp i tabellen
Timer til saldo
Dersom timesaldo benyttes vises endringer i timesaldoen i løpet av perioden
Timesaldo
Her vises den enkeltes timesaldo på den datoen det lønn skal kjøres
Saldo+/-
Se Overføring av timer mellom saldo og lønn nedenfor
Utlegg
Se Utlegg nedenfor
Her kan du ha flere kolonner alt etter hva din bedrift bruker.

Se detaljer for en ansatt

Dersom du klikker på navnet til en ansatt,

kommer detaljene for perioden for denne ansatte frem:

for å komme ut av denne visningen igjen, og tilbake til alle ansatte, trykker du på tilbakeknappen.

Eksport

Lønnslisten kan eksporteres og lagres som CSV-fil. Dette oppnår du ved å klikke på eksportknappen øverst oppe til høyre

og så velge Eksporter til CSV

Da får du en fil du kan åpne i Excel:

Om ønskelig kan du naturligvis bruke kalkylemulighetene som finnes i Excel og manipulere tallene for å gjøre ytterligere analyse av tallgrunnlaget.

Ved å klikke på print-ikonet kan rapporten skrives ut.

Overføring av timer mellom saldo og lønn

I skjermbildet nedenfor overfører du timer den ene eller den andre veien ved å klikke på redigeringsikonet helt til høyre for aktuell person:

MERK

Denne type overføring kan bare gjøres for ansatte med timesaldo

I boksen nedenfor gjør du følgende:

1) Skriv inn antall timer som skal overføres

2) Klikk LAGRE

Merk deg teksten i boksen:

Positivt tall overfører timer fra timesaldo til lønn, negativt tall trekker timer fra lønn og legger til på timesaldo.

Utlegg

MERK

Kolonnen UTLEGG og funksjonaliteten som er beskrevet nedenfor er bare tilgjengelig dersom Worksoft-installasjonen er konfigurert for det

Et utlegg er et kronebeløp som skal utbetales til den ansatte ifm. lønnsutbetaling, men som ikke relaterer seg direkte til arbeidede timer. Det kan være kilometergodtgjørelse eller spesielle utgifter ifm. arbeidet. For å registrere et utlegg, klikker du i på knappen "Legg til utlegg" nederst i skjermbildet ved siden av godkjenn lønn:

Dermed føres du inn i dialogboksen hvor du registrerer utlegg:

REGISTRERE UTLEGG

For å registrere et utlegg gjør du følgende:

Velg ansatt fra listen til venstre
trykk på "legg til utlegg"

Velg om det skal være et enkeltstående utlegg, eller om det er et gjentagende utlegg innenfor en periode ved å velge Engangsutbetaling eller Gjentakende under Utleggstype: