Den daglige oppfølgingen av de ansattes arbeidstider, foregår i Kalender, Godkjenning og Ferie/fravær. Før lønnskontoret kjører lønn, må du bekrefte at aktuell periode er klar for lønnskjøring – dvs. attestere perioden. Dette gjøres i skjermbildet Godkjenning.
I dette avsnittet i videoen nedenfor, er prosedyren demonstrert:
Alle timene som registreres i Kalender og Godkjenning og som er grunnlag for lønnsberegning, både fravær og ekstraarbeid, vises i GODKJENN LØNN. For fastlønnede vises kun avvik fra turnus, mens for timelønnede vises alle timene som arbeides. Visningen GODKJENN LØNN er en del av modulen Godkjenning - arkfanen GODKJENN LØNN, finner du helt til høyre i raden hvor du velger uke,
Når alle avvik er behandlet og alle arbeidstider er korrekt for alle de ansatte, klikker du her for å gå inn i bildet hvor du attesterer perioden for lønn. Her finner du dessuten viktig økonomisk informasjon og du kan hente opp data fra tidligere lønnsperioder.
LØNNSLISTEN
Størstedelen av skjermbildet GODKJENN LØNN utgjøres av rutenettet med oversikt over den enkelte ansattes lønnstimer og ulike tillegg – altså selve lønnslisten:
Du veksler mellom krone-visning og time-visning ved å trykke på aktuell knapp her:
Listen inneholder disse kolonnene:
AnsattNr
Nummeret her korresponderer med tilsvarende felt i Personal/PersonalNavn:
Den ansattes navn – korresponderer med tilsvarende felt i PersonalStill%
Den ansattes stillingsprosent. Korresponderer med tilsvarende felt i Personal/ArbeidsforholdAvlønning
Viser om den ansatte er fastlønnet (F) eller timelønnet (T)Avt.%
Fer er oppgitt stillingsstørrelsen den ansatte har, dvs. det som står i feltet Stillingstid/%KPAT
Her vises personalkosten dividert med antall arbeidede timerNormal
Antall normaltimer i perioden. For fast ansatte er det endringer i forhold til planlagt tid som oppgis. For timelønnede oppgis alle timerUbetalt fravær
Antall timer i kalender hvor det er markert ubetalt fravær på den ansatteBetalt fravær
Antall timer i kalender som er markert med betalt fravær på den ansatteUB, OT mv
Dersom det er registrert UB-timer eller overtidstimer, vil antall timer som er aktuelle oppgis her. Merk at tabellen er dynamisk, dvs, det er kun dersom det faktisk er avviklet UB/OT-timer i perioden at aktuelle kolonner vil dukke opp i tabellenTimer til saldo
Dersom timesaldo benyttes vises endringer i timesaldoen i løpet av periodenTimesaldo
Her vises den enkeltes timesaldo på den datoen det lønn skal kjøresSaldo+/-
Se Overføring av timer mellom saldo og lønn nedenforUtlegg
Se Utlegg nedenfor
Se detaljer for en ansatt
Dersom du klikker på navnet til en ansatt,
...kommer detaljene for perioden for denne ansatte frem:
Eksport
Lønnslisten kan eksporteres og lagres som CSV-fil. Dette oppnår du ved å klikke på eksportknappen øverst oppe til høyre
…og så velge Eksporter til CSV
Dermed starter Excel og viser deg filen der:
Om ønskelig kan du naturligvis bruke kalkylemulighetene som finnes i Excel og manipulere tallene for å gjøre ytterligere analyse av tallgrunnlaget.
Ved å klikke på print-ikonet kan rapporten skrives ut.
Overføring av timer mellom saldo og lønn
I skjermbildet nedenfor overfører du timer den ene eller den andre veien ved å klikke på redigeringsikonet til venstre for aktuell person:
MERK Denne type overføring kan bare gjøres for ansatte med timesaldo |
I boksen nedenfor gjør du følgende:
1) Skriv inn antall timer som skal overføres
2) Klikk LAGRE
Merk deg teksten i boksen:
Positivt tall overfører timer fra timesaldo til lønn, negativt tall trekker timer fra lønn og legger til på timesaldo.
Utlegg
MERK Kolonnen UTLEGG og funksjonaliteten som er beskrevet nedenfor er bare tilgjengelig dersom Worksoft-installasjonen er konfigurert for det |
Et utlegg er et kronebeløp som skal utbetales til den ansatte ifm. lønnsutbetaling, men som ikke relaterer seg direkte til arbeidede timer. Det kan være kilometergodtgjørelse eller spesielle utgifter ifm. arbeidet. For å registrere et utlegg, klikker du i kolonnen helt til høyre for den ansatte som skal ha utlegget:
Dermed føres du inn i dialogboksen hvor du registrerer utlegg:
REGISTRERE UTLEGG
For å registrere et utlegg gjør du følgende:
Velg om det skal være et enkeltstående utlegg, eller om det er et gjentagende utlegg innenfor en periode ved å velge Engangsutbetaling eller Gjentakende under Utleggstype:
Velg hvilket utlegg det dreier seg om under Navn:
Registrer dato, kronebeløp og eventuelt en kommentar i disse feltene:
Når du er ferdig klikker du Registrer:
SLETTE UTLEGG ELLER REGISTRERE FLERE UTLEGG PÅ SAMME PERSON
For å slette utlegg du har lagt inn, eller registrere flere utlegg på samme person, benytter du deg av henholdsvis søppelkassen eller + - symbolet ved knappen Registrer:
